İşletmeler için değişen ve gelişen şartlara adapte olabilmek, özelde faaliyet çevresinden başlayarak genelde küresel çevredeki değişimleri doğru okuyabilmek hayati önemdedir. Üretimin merkezde olduğu ve tüm işletme fonksiyonlarının üretim odaklı bir strateji üzerinden yönetildiği zamanlar çoktan geride kaldı. Artık stratejik pazarlama yönetiminin daha merkezde olduğu ve hatta pazarlamanın işletmeler için fonksiyonlar üstü bir yere taşındığı buna bağlı olarak üretim yöntem ve koşullarının hızla değiştiği zamanlarda yaşıyoruz. Değişen bu üretim koşullarına karşı hızlı reaksiyon gösterebilen ve pazarlama stratejilerini bu doğrultuda güncelleyebilen işletmelerin hiç şüphesiz pastadan aldıkları payın en azından azalmayacağını söyleyebiliriz.
Türkçeye Kurumsal Kaynak Planlaması olarak çevrilen ERP (Enterprise Resource Planning) sistemleri tam da bu noktada işletmelerin değişken üretim ve pazarlama koşullarına karşı hızlı ve etkin reaksiyon verebilmeleri adına bir de facto standart haline gelmiştir. En genel anlamda bir ERP Sistemi tüm işletme fonksiyonlarını tek bir bütünleşik yapı, merkezi ve ilişkisel veritabanı mantığı içerisinde toplayarak iş süreçleri arasındaki veri akışının hızlı, güvenli, denetimli akmasını, verinin tek bir yerde toplanmasını sağlayarak raporlama ve analiz imkânlarının artmasına imkân veren bir yapıdır. ERP sistemi ile işletme iş ve süreçleri birbirleriyle entegrasyonu sağlanmış, kesin ve net olarak tariflenmiş modüler bir yapıya kavuşur. Sonuç olarak işletme içerisinde kaliteli bilginin hızlı dolaşımı sağlanmış, raporlama ve analiz imkânlarının artmasıyla “veri madenciliği (data mining)” ve “iş zekası (business intelligence)” gibi karar destek mekanizmaları (decision support system) için sağlıklı ve kullanılabilir bir altlık oluşturulmuş olacak böylece kurum yönetiminin karar verme, uygulama ve kurum içi denetim kabiliyetleri artacaktır. Bununla beraber ERP sistemleri sadece işletme içinde değil, başta işletmenin farklı lokasyonlardaki tesisleri, çözüm ortakları, tedarikçileri ve müşterilerine kadar uzanan süreçleri de adresleyerek çözüme kavuşturur.
Ne var ki, ERP projeleri aynı zamanda kahir ekseriyeti başarısızlıkla sonuçlanan projelerdir. Gartner (ERP yazılımlarını değerlendiren uluslararası bir kurum) ERP projelerini işletmeler açısından risk seviyesi en yüksek projeler olarak değerlendirmektedir. İşletmelerin eski alışkanlıklarından vazgeçerek tüm iş süreç ve yordamlarını bütünleşik ve entegre bir yapı içerisinde yeniden kurgulaması şüphesiz kolay bir iş değildir. Bu risk ve karmaşıklık düzeyi yüksek projelerin başarıyla uygulanabilmesi için proje yönetimi ve projenin işletmenin her düzey çalışanı arasındaki doğru algı düzeyi oldukça önem arz etmektedir. ERP projeleri ismindeki “Enterprise” kelimesinin atıf yaptığı üzere “kurumsal” projelerdir. ERP projeleri bir işletme için kurumsal anlamda bir değişim ve dönüşüm projeleridir. Proje kapsamında yeniden iş analizleri yapılır, süreçlerin entegrasyon noktaları tespit edilir ve veri akışı ona göre düzenlenir, böylece süreçlerin birbirini tetiklediği, hataların herkes tarafından görüldüğü ve oluştuğu yerde çözüldüğü modüler bir yapı oluşturulur. Dolayısıyla bu projeler bütün bir işletmeye ait projelerdir ve işletme içerisindeki her departmanın projeyi aynı şekilde benimsemesi ve ERP ile tesis edilecek yeni işletme kültürünü öğrenmek ve adapte olmak anlamında istekli olması çok önemlidir. ERP ile işletmenin operasyonel işleyişi ve buna bağlı olarak yerleşik iş yapış alışkanlıkları önemli ölçüde değişecektir. Dolayısıyla tüm çalışanların öncelikli olarak bu değişim ve dönüşüm sürecine adaptasyon anlamında istekli olmaları gerekmektedir. İşletme bu değişim ve dönüşüme hazır değilse kesinlikle ERP projesine başlanmamalıdır. Öncelikli olarak üst yönetim, birim yöneticileri ve çalışanlar bu değişim sürecine hazırlıklı değilse projenin başarısız olması kaçınılmaz olacaktır. ERP projelerinin kurumsal projeler olduğu, dolayısıyla başarısının tüm kurum çalışanlarının birlikte ve koordineli çalışmasıyla mümkün olabileceğin de bilinmesi ve bu bilincin gerektirdiği bir metodoloji ile çalışılması gerekmektedir. ERP projelerinin başarısızlıkla sonuçlanma sebeplerinden en önde geleni hiç kuşkusuz ki; ERP sisteminin doğru tanımlanmamasına bağlı olarak tek tuşla tüm işlemlerin yapılabileceği, kullanıcıların işlerinin inanılmaz kolaylaşacağı gibi hamasi beklentilerin oluşması ve buna dayalı olarak da ERP projesine eski bilgisayar programlarının yerine geçecek paket program gözüyle bakılması ve projenin kurumsal niteliğinin ıskalanarak bir bilgi-işlem projesi şeklinde algılanmasıdır. ERP projeleri iş süreçlerinin optimizayonu, entegre ve tümleşik bir yapıya kavuşturulması ile birlikte nihai tahlilde bir değişim dönüşüm ve kurum kültürü tesis etme projeleridir. Yaşayan bir organizma olarak; işletmelerin hayatta kalabilmeleri için daha reaksiyoner bir kurumsal kapasiteye ulaşmalarını sağlar. Projenin yazılım ve kodlama kısmı tüm bu değişim ve dönüşüm sürecinin bilgisayar ortamına uygulanmasıdır. Bu durum kesinlikle sadece teknik bir çalışma değildir ve ERP yazılımının teknik özellikleri ve yazılımın kodları ile doğrudan irtibatlı değildir. ERP’nin getireceği değişim ve dönüşüme açık olmayan, iş süreçleri ve bunlar arasındaki bağlantı noktaları iyi analiz edilmemiş, üst yönetimin kesin bir tavırla destekleyip işletme içerisinde bunu açıkça deklare etmediği, icracı birimlerin projenin kurulum aşamasını tamamen veya kısmen bilgi işlemcilere bırakıp projeyi sahiplenmediği, yine icracı birimlerin ERP ile gelen değişime karşı direnç gösterip, yazılımı her fırsatta eski sisteme uyarlamaya çalıştıkları bir projenin başarısızlıkla sonuçlanmasının, bilgi işlem-IT birimleriyle veya yazılımın teknik özellikleriyle telif edilebilecek bir tarafı bulunmamaktadır. Zaten yeni sistemle birlikte öğrenilmesi gereken fazla sayıda bilgi ve teknolojiyle hemhal olan bilgi işlemciler bir de uzak oldukları icracı birimlerin (muhasebe, IK, stok, sevkiyat, satış, doküman yönetimi, satınalma vb.) iş süreçlerini analiz etmeye ve onların ERP üzerinde uygulanması faaliyetinde bulunurlarsa ERP’nin emplementasyon aşamasının başarısızlıkla sonuçlanacağı aşikârdır. ERP’nin “P” si bilgisayar programlamasına atfen “Programming (Programlama)” değil, kurumsal kaynak ve kapasitenin etkin kullanımının planlanması anlamında “Planlama (Planning)’’yı ifade etmektedir. Dolayısıyla bu projelerin bilgi işlem birimleri üzerinden yürütülmeye çalışılmaları, salt bir bilgisayar paket programlarını değiştirme projesi olarak algılandığına işaret eder. Sonuç olarak kendi başına ERP yazılımları ve bilgi işlemciler, tam bir entegrasyon ve modüler yapı olmadan paspas altında kalmış, ilgili birimlerin bile adını koyamadıkları problemleri çözecek ve iş analizlerini ve kontrollerini onların yerine yapacak değildir. ERP projeleri “Planlama” projeleridir ve sahibi ile yürütücüsü tüm işletme çalışanlarıdır. Projeler ancak ortak, koordineli, planlı, hataların anında ve yerinde çözüldüğü, gerekirse tüm iş yapış şekillerinin kökten değiştirilebildiği bir konfigürasyon ve kurgu içerisinde başarılı olabilir. Buradan hareketle, hiçbir işletmede çalışanlara rağmen başarılı bir ERP emplementasyonu yapılamayacağı açıktır. Başka bir deyişle;
ERP’ nin getirdiği her türlü yeniliğin uygulanmasını bilgi işlemcilerden bekleyen ve bilgi işlem birimiyle ilgili bir olgu olarak gören bir anlayışın ERP sistemi ile hedeflenen, işletme kaynaklarının etkin kullanımı, kaynak verimliliği ve süreç optimizasyonuna ulaşmasını beklemek hayalcilikten öte bir şey değildir.
Konuyla ilgili daha detaylı yazılarda görüşmek ümidiyle…
